RESOLUÇÃO ADMINISTRATIVA Nº 003/2022

RESOLUÇÃO ADMINISTRATIVA Nº 003/2022
POLÍTICA DE GESTÃO DOCUMENTAL

PODER JUDICIÁRIO

JUSTIÇA DO TRABALHO

TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 21ª REGIÃO

 

RESOLUÇÃO ADMINISTRATIVA Nº 003/2022

 

O EGRÉGIO TRIBUNAL PLENO DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA VIGÉSIMA-PRIMEIRA REGIÃO, reunido em Sessão Administrativa Ordinária, realizada nesta data, sob a Presidência da Excelentíssima Senhora Desembargadora Maria do Perpetuo Socorro Wanderley de Castro, com a presença dos Excelentíssimos Senhores Desembargadores Carlos Newton Pinto, José Barbosa Filho, Ronaldo Medeiros de Souza, Joseane Dantas dos Santos, Ricardo Luís Espíndola Borges, Bento Herculano Duarte Neto e Eduardo Serrano da Rocha. Ausentes, justificadamente, os Excelentíssimos Senhores Desembargadores Eridson João Fernandes Medeiros e Auxiliadora Rodrigues. Presentes, ainda, o representante do Ministério Público do Trabalho da 21ª Região, Procurador Regional do Trabalho Luis Fabiano Pereira, e, ainda, da Secretária do Tribunal Pleno, Tatyanna Tinoco Bulhões;

CONSIDERANDO a Lei n. 7.627, de 10 de novembro de 1987, que regula a eliminação de autos findos nos órgãos da Justiça do Trabalho;

CONSIDERANDO que cabe à administração pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem, nos termos do art. 216, § 2º, da Constituição Federal;

CONSIDERANDO as Leis n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e n. 12.682, de 9 de julho de 2012, que dispõem, respectivamente, sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos;

CONSIDERANDO a Lei n. 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações previsto nos arts. 5o, XXXIII; 37, § 3º, II; e 216, § 2º, da Constituição da República de 1988;

CONSIDERANDO os termos da Lei nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, que estabelece sanções penais e administrativas àquele que destruir, inutilizar ou deteriorar arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegidos por lei, ato administrativo ou decisão judicial; 

CONSIDERANDO os termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5°, no inciso II do §3°do art. 37 e no §2°do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei n° 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei n° 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991; 

CONSIDERANDO os termos da Lei nº 13.709/2018, de 14 de agosto de 208 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD);

CONSIDERANDO a Resolução n. 324, de 30 de junho de 2020, do CNJ, que institui diretrizes e normas de gestão de memória e de gestão documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname);

CONSIDERANDO a Resolução n. 235, de 22 de fevereiro de 2019, do CSJT, que regulamenta a aplicação dos instrumentos de gestão documental e a destinação final de documentos arquivados no âmbito da Justiça do Trabalho de primeiro e segundo graus;

CONSIDERANDO as instruções do Provimento TRT-CR nº 03/2002, relativas à eliminação de autos findos, previstas na Lei nº 7.627, de 10 de novembro de 1987, bem como o disposto no art. 6º da Resolução Administrativa nº 16/97 deste Tribunal, que estabelece competência ao Presidente para aprovar normas complementares à execução desta Resolução; 

CONSIDERANDO o disposto no Ato TRT-GP nº 151, de 05 de junho de 2002, que dispõe sobre a implantação do Programa de Gestão de Documentos e Processos Administrativos e Judiciais no âmbito deste Tribunal; 

CONSIDERANDO a Resolução Administrativa 66/2012, que atualizou, no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 21ª Região, o Programa de Gestão Documental;

CONSIDERANDO a Resolução Administrativa 009/2020 do TRT21, que instituiu a Política de Manutenção de Documentos Eletrônicos.

RESOLVEU, por unanimidade, referendar os termos do Ato TRT21-GP n. 011/2022.

CAPÍTULO I 

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º - É instituída a Política de Gestão Documental, no âmbito da Justiça do Trabalho do Rio Grande do Norte, com atualização do Programa de Gestão Documental do Tribunal Regional do Trabalho da 21ª Região, em conformidade com esta Resolução.

Art. 2º - Os instrumentos operacionais que tornam efetivas a Política de Gestão Documental e o Programa de Gestão Documental obedecerão às disposições constantes nesta Resolução.

CAPÍTULO II

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 3º - Para os efeitos desta Resolução, consideram-se:

I - POLÍTICA DE GESTÃO DOCUMENTAL: definição de diretrizes para a gestão de documentos arquivísticos, independente do suporte, abrangendo da produção à destinação final, seja pela preservação por meio de guarda permanente, seja pela eliminação depois de sua avaliação;

II - GESTÃO DOCUMENTAL: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos judiciais e administrativos, independente do suporte, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente ou histórica, operacionalizada por meio do planejamento, organização, controle e coordenação de pessoas, espaço físico, equipamentos e sistemas de informação que possibilitem racionalizar e agilizar o ciclo documental;

III - DOCUMENTO: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato;

IV - DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO: documento produzido ou recebido, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos;

V - DOCUMENTO DIGITAL: documento codificado em dígitos binários, gerado, tramitado e armazenado em sistema computacional;

VI - DOCUMENTO DIGITALIZADO: documento submetido ao processo de conversão para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado, como, por exemplo, scanner;

VII - DOCUMENTO ELETRÔNICO: informação registrada e codificada em forma analítica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico, devendo-se observar que todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital;

VIII - DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL: documento arquivístico, armazenado sob a forma eletrônica e codificado em dígitos binários, que pode ser:

a) nato digital: produzido originariamente em meio eletrônico.

b) digitalizado: obtido a partir da conversão de documento físico, gerando representação fiel, fixa e estável, em código digital.

IX - ARQUIVO CORRENTE: conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete sua administração;

X - ARQUIVO INTERMEDIÁRIO: conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação;

XI - ARQUIVO PERMANENTE: conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de sua importância;

XII - ATIVIDADE-FIM: prestação jurisdicional de competência da Justiça do Trabalho, bem como serviços de administração judiciária diretamente relacionados;

XIII - ATIVIDADE-MEIO: aparato administrativo necessário ao funcionamento da Justiça do Trabalho, com vistas a dar suporte à consecução das atividades-fim;

XIV - TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS UNIFICADA DO PODER JUDICIÁRIO (TTDU- PJ): instrumento de destinação, aprovado pelo Conselho Nacional de Justiça, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos;

XV - TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS (TTDD): instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos não contemplados na Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada da Justiça do Trabalho (TTDU-JT);

XVI - AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS: processo de análise de documentos arquivados que examina os prazos de guarda e estabelece sua destinação, de acordo com a sua importância;

XVII - PRESERVAÇÃO SELETIVA: critério adotado para definir o universo de documentos que serão utilizados para a extração da amostra representativa;

XVIII - TRANSFERÊNCIA: passagem de documento ou processo do arquivo corrente para o arquivo intermediário;

XIX - RECOLHIMENTO: passagem de documentos ou processos do arquivo intermediário para o arquivo permanente;

XX - ELIMINAÇÃO: descarte de documentos ou processos que, na avaliação e seleção, não foram considerados como de guarda permanente;

XXI - VALOR PRIMÁRIO: razões pelas quais um documento foi criado pela unidade produtora, quer seja para fins administrativos, legais ou fiscais, podendo prescrever ao fim de um determinado tempo, se não for considerado de guarda permanente, ou seja, é aquele relacionado à significância jurídica, administrativa ou financeira atribuída em função do interesse para as partes litigantes ou para o respectivo tribunal que os autos ou documentos representem;

XXII - VALOR SECUNDÁRIO: valor atribuído aos documentos e autos judiciais ou administrativos, em função do interesse que possam ter para a sociedade ou para a instituição, respectivamente, em virtude de suas características históricas ou informativas, ou seja, é quando a potencialidade do documento serve como prova ou fonte de informação para pesquisa;

XXIII - AMOSTRA REPRESENTATIVA: conjunto de documentos retirados dos lotes destinados à eliminação;

XXIV - CPAD: Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, com composição multidisciplinar, responsável pela orientação e realização do processo de análise, avaliação e destinação da documentação produzida na instituição;

XXV - BAIXA DEFINITIVA: processos com decisões transitadas em julgado que preencheram todos os requisitos constantes da lista de verificação para baixa definitiva de autos; o prazo mínimo de guarda dos autos de processos judiciais com trânsito em julgado, registrado na Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada do Poder Judiciário (TTDU-PJ), conta- se a partir da data do arquivamento definitivo;

XXVI - LISTA DE VERIFICAÇÃO PARA BAIXA DEFINITIVA DE AUTOS: lista de checagem final dos processos arquivados definitivamente para envio ao Setor de Arquivo;

XXVII - CORTE CRONOLÓGICO: data que delimita o período em que todos os processos e documentos produzidos são considerados como de guarda permanente, definido de acordo com os aspectos históricos, sociais e políticos; até a data do corte cronológico, todos os processos serão, a princípio, de guarda permanente, e, a partir dela, aplicar-se-ão os prazos definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada do Poder Judiciário (TTDU-PJ);

XXVIII - EDITAL DE ELIMINAÇÃO: documento a ser publicado no Diário Eletrônico da Justiça do Trabalho e no site do Tribunal para dar publicidade aos processos que constarão nas listagens de eliminação;

XXIX - TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS JUDICIAIS/ADMINISTRATIVOS: documento publicado com a listagem dos documentos eliminados;

XXX - PLANO DE TRABALHO: documento que descreve as rotinas desenvolvidas na gestão documental;

XXXI - FUNDO ARQUIVÍSTICO: conjunto de peças de qualquer natureza que entidades administrativas, pessoas físicas ou jurídicas reuniram automática e organicamente, em razão de suas funções ou atividades;

XXXII - SÉRIES DOCUMENTAIS: documentos ordenados de acordo com o quadro de arranjos ou conservados como uma unidade por guardarem relação com os mesmos órgãos, funções ou tipo documental;

XXXIII - PROCESSOS DE GUARDA PERMANENTE: todos os processos que não possam ser eliminados à vista da Tabela de Temporalidade aplicável e de outros atos normativos pertinentes ao tema;

XXXIV - PROCESSOS DE VALOR HISTÓRICO: todos os processos de guarda permanente que tenham valor de conteúdo informativo e histórico para fins de pesquisa e estudos;

XXXV - SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO: abrange aspectos físicos,tecnológicos e humanos da organização e orienta-se pelos princípios da autenticidade, da confidencialidade, da integridade, da disponibilidade e da irretratabilidade da informação, entre outras propriedades.

CAPÍTULO III

DA POLÍTICA DE GESTÃO DOCUMENTAL

Seção I

DOS PRINCÍPIOS E DIRETRIZES DA GESTÃO DOCUMENTAL

Art. 4º - A Política de Gestão Documental da Justiça do Trabalho do Rio Grande do Norte obedecerá às seguintes diretrizes emanadas da Resolução no 324/2020 do CNJ, que consistem em:

I – Garantir o acesso a informações necessárias ao exercício de direitos;

II – Promover a cidadania por meio do pleno acesso ao patrimônio arquivístico, bibliográfico, museográfico, histórico e cultural gerido e custodiado pelo Poder Judiciário;

III – Favorecer o intercâmbio e interlocução com instituições culturais e protetoras do Patrimônio Histórico e Cultural e da área da Ciência da Informação;

IV – Promover a interface multidisciplinar e a convergência dos saberes ligados às áreas da memória, da história e do patrimônio com aquelas da museologia, da arquivologia, do direito, da gestão cultural, da comunicação social e da tecnologia da informação;

V – Garantir a guarda de decisões terminativas necessárias à extração de certidões acerca do julgado, na hipótese de eliminação de autos;

VI – Facilitar a manutenção dos documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro e a implementação de estratégias de preservação desses documentos desde sua produção e durante o período de guarda definido;

VII – Permitir a classificação, avaliação e descrição documental mediante a utilização de normas, planos de classificação e tabelas de temporalidade documental padronizadas, visando preservar as informações indispensáveis à administração das instituições, à memória nacional e à garantia dos direitos individuais;

VIII – Favorecer a manutenção da cadeia de custódia ininterrupta, visando garantir os requisitos arquivísticos e a presunção de autenticidade de documentos e processos administrativos e judiciais digitais;

IX – Garantir a padronização das espécies, tipos, classes, assuntos e registros de movimentação de documentos e processos;

X – Promover a adoção de critérios de transferência e de recolhimento dos documentos e processos das unidades administrativas e judiciais para a unidade de gestão documental;

XI – Garantir a fidedignidade, integridade e presunção de autenticidade no caso de reprodução ou reformatação de documentos arquivísticos físicos e digitais;

XII – Promover a capacitação e orientação de magistrados e de servidores dos órgãos do Poder Judiciário sobre os fundamentos e instrumentos do PRONAME;

XIII – Garantir a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos – MoReq-Jus;

XIV – Fomentar a constituição da Comissão Permanente de Avaliação Documental – CPAD;

XV – Fomentar as atividades de preservação, pesquisa e divulgação da história do Poder Judiciário Trabalhista do Rio Grande do Norte e a divulgação do patrimônio contido nos arquivos históricos do TRT da 21ª Região.

Seção II

DOS REQUISITOS DA POLÍTICA DE GESTÃO DOCUMENTAL

Art. 5º - São requisitos essenciais à Política de Gestão Documental:

I – A manutenção dos documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro, com a implementação de estratégias voltadas a sua preservação desde a produção, pelo tempo de guarda que houver sido definido;

II – A classificação, avaliação e descrição documental mediante a aplicação de normas, com a utilização de planos de classificação e de tabelas de temporalidade documental padronizadas, visando preservar as informações indispensáveis à administração do Tribunal, à memória nacional e à garantia dos direitos individuais;

III – A padronização das espécies, tipos, classes, assuntos e registros de movimentação de documentos e processos;

IV – A adoção de critérios de transferência e de recolhimento dos documentos e processos existentes nas unidades administrativas e judiciais para a unidade de gestão documental;

СAPÍTULO IV

DO PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL

Seção I

DAS DIRETRIZES GERAIS

Art. 6º - O Programa de Gestão Documental da Justiça do Trabalho do Rio Grande do Norte deve obedecer à Política de Gestão Documental e compreende o planejamento, a organização, o controle e a coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental, pressupondo, no mínimo, o uso dos seguintes instrumentos:

I – Dos sistemas informatizados de gestão de documentos e processos administrativos e judiciais, bem como os metadados desses sistemas, essenciais à identificação do documento institucional de modo inequívoco em sua relação com os outros documentos;

II – Do Plano de Classificação (Tabelas Processuais Unificadas) e a Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais do Poder Judiciário;

III – Do Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administração do Poder Judiciário;

IV – Da Listagem de Verificação para Baixa Definitiva de Autos;

V – Da Listagem de Verificação para Eliminação de Autos Findos;

VI – Do Fluxograma de Avaliação, Seleção e Destinação de Autos Findos;

VII – Do Plano para Amostra Estatística Representativa;

VIII – Do Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário;

IX – Do Manual de Gestão de Memória do Poder Judiciário;

X – Do Manual de Gestão Documental do Conselho Superior da Justiça do Trabalho;

§1º - Os instrumentos acima referidos serão disponibilizados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) no site deste Regional e serão atualizados e alterados sempre que necessário.

§2º - Os instrumentos indicados nos incisos II, III, IV e V, VIII, XIX e X deste artigo serão elaborados pelas instâncias superiores, quais sejam o Comitê do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (PRONAME), ou o Conselho Superior da Justiça do Trabalho, cabendo a este Regional conferir aplicabilidade a suas orientações.

§3º - Os instrumentos indicados nos incisos VI e VII serão elaborados pelo Setor de Gestão Documental e Memória e encaminhados previamente à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), a qual, após apreciá-los, os submeterá à Presidência do Tribunal para deliberação e publicação.

Seção II

DAS COMPETÊNCIAS DO PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL

Art. 7º - Serão responsáveis pelo Programa de Gestão Documental:

I – A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD);

II – O Setor de Gestão Documental e Memória.;

§1º - A Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações (SETIC) colaborará com as unidades acima indicadas para implementação dos mecanismos técnicos que se fizerem necessários à efetividade deste Programa de Gestão Documental.

§2º - As Unidades Judiciárias e Administrativas deverão zelar pelo cumprimento do PGD.

Art. 8º - Para os fins deste Programa, compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), dentre outras atribuições:

I – Coordenar o presente Programa de Gestão Documental no âmbito deste Regional;

II – Propor instrumentos arquivísticos de classificação, temporalidade e destinação de documentos e submetê-los à aprovação da autoridade competente;

III – Orientar as unidades judiciárias e administrativas a realizar o processo de análise e avaliação da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação;

IV – Apresentar propostas de alteração, inclusão, exclusão de diretrizes, assim como normatização, procedimentos do Programa de Gestão Documental e questões ligadas à modernização do Arquivo Geral.

V – Aprovar e publicar Manual de Gestão Documental do Tribunal Regional do Trabalho da 21ª Região;

VI – Alinhar a gestão documental à estratégia nacional do Poder Judiciário, da Justiça do Trabalho e da Justiça do Trabalho do Rio Grande do Norte.

VII - propor treinamento dos servidores responsáveis pela aplicação das diretrizes, normas e procedimentos relativos ao PGD " TRT 21 e ao FHA - TRT 21;

VIII - Propor planos de trabalho e indicar instrumentos de gestão arquivística para o Arquivo Geral das Varas do Trabalho e da Área Administrativa deste Regional;

IX - Propor padrões, diretrizes e procedimentos relativos à transferência, recolhimento e eliminação de documentos, conforme TTD;

X - Propor a participação de outros servidores na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD);

XI - Propiciar capacitação continuada aos servidores da área de Gestão Documental;

XII - Acompanhar e deliberar sobre os procedimentos de análise, avaliação e seleção de documentos produzidos e recebidos para fins de guarda permanente ou histórico;

 XIII - Propor alterações nos instrumentos de gestão documental;

XIV - Rever, aprovar e publicar o Plano de Classificação de Documentos (PCD), da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e da lista de documentos a serem eliminados;

XV - Estabelecer os prazos de permanência nas fases corrente e intermediária, os graus de sigilo documental, bem como os critérios para migração de suporte, com vistas ao acesso, descarte, segurança, preservação, eliminação ou recolhimento de documentos, devem estar definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD);

XVI - Emitir parecer a respeito de solicitações de preservação e de alienação dos documentos a serem eliminados;

XVII - Aprovar a Lista de Eliminação de documentos administrativos e judiciais e encaminhá-la à Presidência do Tribunal, a fim de submetê-la à apreciação do Pleno mediante proposta circunstanciada;

Parágrafo único. A publicação de edital de ciência de descarte de documentos, que tem por objetivo dar publicidade ao ato de eliminação de documentos arquivísticos sob guarda e custódia deste Regional, será feita no sítio do Diário Eletrônico da Justiça do Trabalho.

Art. 9º - A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) será instituída pela Presidência do Tribunal.

§ 1º - A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) será coordenada por um magistrado, a ser designado pela Presidência deste Tribunal, e será constituída, preferencialmente, por representantes dos seguintes órgãos: 

  1. Secretaria-Geral da Presidência;

  2. Secretaria da Corregedoria;

  3. Diretoria-Geral de Secretaria;

  4. Secretaria de Tecnologia da Informação;

  5. Coordenadoria de Gestão de Pessoas;

  6. Servidor especialista em arquivologia.


 

Art. 10 - Para os fins deste Programa, compete ao Setor de Gestão Documental e Memória, dentre outras atribuições:

I – Planejar, executar e supervisionar a implantação das atividades de gestão de documentos, estabelecendo normas gerais de trabalho;

II – Elaborar o plano geral de organização dos arquivos, definindo os procedimentos operacionais necessários ao desenvolvimento do Programa;

III – Propor as normas para o tratamento arquivístico dos documentos digitais, observada a legislação vigente;

IV – Providenciar, junto às unidades competentes, o treinamento indispensável à reestruturação e manutenção do Programa;

V – Elaborar e atualizar manuais específicos contendo orientações para aplicabilidade das normas previstas nesta Resolução;

VI – Difundir as normas e diretrizes de gestão documental e zelar pela sua correta aplicação;

VII – Solicitar a disponibilização de ferramentas de gestão documental nos sistemas informatizados utilizados neste Regional;

VIII – Prestar auxílio às atividades desenvolvidas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).

Seção III

DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL

Art. 11 - O armazenamento e o gerenciamento dos documentos e dos autos de processos judiciais e administrativos serão realizados, em sua fase corrente, pelas unidades onde foram produzidos, e nas fases intermediária e permanente, em regra, pelo Setor de Gestão Documental e Memória.

§1º - Os documentos e processos em fase intermediária devem ser armazenados em local separado daqueles de guarda permanente, para cumprir o prazo estabelecido na Tabela de Temporalidade aplicável ao caso, podendo, posteriormente, ser eliminados, sem prejuízo para a coletividade ou memória da administração judiciária.

§2º - Os documentos e processos em fase permanente devem ser armazenados em local separado daqueles de guarda intermediária, necessitando ser preservados e guardados em razão de sua importância ou ainda como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa.

Art. 12 - Os documentos e processos de guarda permanente constituem o Fundo Histórico Arquivístico - FHA, deste Regional.

Art. 13 - Os documentos e os processos definidos como de guarda permanente deverão ser devidamente identificados como tais pelo Setor de Gestão Documental e Memória, cabendo a aplicação do Selo "Acervo Histórico".

Seção IV
DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 14 - Nenhum documento de natureza arquivística acumulado pelo Tribunal pode ser descartado, destruído, transferido ou recolhido antes de ser classificado conforme o Plano de Classificação de Documentos - PCD, e avaliado de acordo com a Tabela de Temporalidade Documental - TTD.

§1º - As alterações na TTD são de responsabilidade da CPAD, devendo, por conseguinte, serem submetidas ao Tribunal Pleno deste Tribunal com vistas à análise e aprovação.

§2º - A TTD deve ser amplamente divulgada dentro das unidades judiciárias e administrativas do Tribunal Regional do Trabalho da 21ª Região.

Seção V
DA ELIMINAÇÃO DE PROCESSOS JUDICIAIS FINDOS E DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Art. 15 - O Setor de Gestão Documental e Memória é responsável pela guarda e manutenção de documentos administrativos e autos findos e por sua destinação final, de acordo com os prazos estabelecidos pela Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada do CSJT e pela Tabela de Temporalidade deste Regional, podendo responder pela inclusão indevida, em lista de eliminação, de processos e documentos que não estejam aptos a serem eliminados ou serem de preservação permanente.

Art. 16 - Não serão considerados findos e, portanto, não passíveis de eliminação, os autos dos processos em que:

I - o acordo homologado, a sentença ou o acórdão não tenham sido plenamente satisfeitos;

II - não tenha havido satisfação, no Juízo Universal, de créditos das partes e de terceiros, quando decretada a falência do devedor;

III - sejam identificadas pendências que impeçam o seu arquivamento definitivo, tais como recolhimento de custas e demais despesas processuais, levantamento de penhora, liberação de depósito recursal, entrega de alvarás e recolhimento de contribuições previdenciárias e fiscais;

IV - o arquivamento seja provisório, por força das disposições contidas no Provimento TRT/CR N° 01/98 e atos legais;

V - exista em tramitação ação rescisória decorrente da sentença ou do acórdão dos autos findos.

Seção VI
DOS REQUISITOS PARA ELIMINAÇÃO

Art. 17 - São requisitos para a eliminação de documentos administrativos e autos processuais:

I -serem previstos na TDD, e os processos judiciais estarem arquivados há mais de 05 (cinco) anos, a partir da data de seu arquivamento;

II - não serem considerados de guarda permanente;

III - terem sido desentranhados os documentos de preservação definitiva, os pertencentes às partes, e os de caráter sigiloso, porventura existentes;

IV - estarem cadastrados no Sistema de Acompanhamento de Processos de 1ª e 2ª instâncias.

Parágrafo único. A transferência de processos e documentos de um suporte para outro, com objetivo de eliminação, ficará condicionada à adoção de medidas que resguardem a legalidade ou a produção de efeitos legais em juízo ou fora dele.

Seção VII
DO PROCEDIMENTO DE ELIMINAÇÃO E DA COMPETÊNCIA

Art. 18 - O Setor de Gestão Documental será responsável pelos procedimentos de eliminação de autos findos e documentos administrativos.

§ 1° - Compete ao SGDM:

I - organizar os processos e expedientes administrativos aptos à eliminação e elaborar lista devidamente numerada, extraída do Sistema de Acompanhamento Processual;

II - extrair dos autos a serem eliminados, para preservação definitiva:

a) na 1ª instância, as sentenças e os acordos homologados;

b) na 2ª instância, os acórdãos.

§ 2° - Os documentos extraídos dos autos também deverão ser arquivados de forma sequenciada e listados em ordem, conforme estabelecido no inciso l do parágrafo anterior.

Art. 19 - Incumbe ao Setor de Gestão Documental e Memória:

I - adotar providências no sentido de identificar e de preservar os autos e/ou documentos administrativos em que haja determinação informando o seu valor histórico;

II - conferir se foram observados, para a eliminação, os requisitos estabelecidos nesta Resolução;

III - encaminhar à CPAD, as listas de eliminação, devidamente assinadas, certificando o fato nos respectivos autos do Processo Administrativo Virtual - PROAD;

IV - desentranhar dos autos a serem eliminados os documentos originais pertencentes às partes, incluindo carteiras de trabalho, carnês de recolhimento de contribuições previdenciárias e outros considerados relevantes, mesmo que não haja manifestação do interessado.

V - expedir, quando solicitada pelos interessados, certidão sobre publicações de editais, datas da eliminação de autos e outros assuntos pertinentes a esse procedimento.

Art. 20 - Compete à CPAD:

I - averiguar, na hipótese de preservação de autos e documentos administrativos, se foram respeitados todos os requisitos estabelecidos no Programa de Gestão Documental (PGD " TRT 21);

II - emitir parecer favorável à eliminação, após confirmação do Chefe do SGDM mediante certidão, informando que foram observados todos os requisitos pertinentes ao procedimento de eliminação;

III - elaborar proposta circunstanciada sobre a Lista de Eliminação de Documentos e apresentá-la ao Presidente do Tribunal, que a submeterá à apreciação e deliberação do Tribunal Pleno;

IV - manter constante fiscalização quanto aos procedimentos de guarda, preservação e manutenção dos processos e documentos destinados ao Arquivo Geral;

V - propor à Presidência do Tribunal, quando necessária, a restauração e recuperação de processos e documentos de notável valor histórico, probatório ou fonte de pesquisa, que, porventura, estejam danificados ou careçam de melhor acondicionamento e aclimatação.

Art. 21 - Recebida a lista de eliminação, caberá à Presidência remetê-la à Secretaria do Tribunal Pleno para fins de inclusão em pauta administrativa.

Art. 22 - Após aprovação da lista pelo Tribunal Pleno, ocorrerá seu encaminhamento ao SGDM para fins de elaboração do respectivo edital, que, depois de confeccionado e conferido, será submetido ao Presidente do Tribunal.

§ 1° - O edital, que deverá ter duas publicações no interregno de 60 (sessenta) dias, no Diário Eletrônico da Justiça do Trabalho, comunicará aos interessados a existência de:

I - autorização por parte do Tribunal Pleno de eliminação dos autos findos e documentos administrativos arquivados há mais de 5 (cinco) anos, e previstos na TTD, com as respectivas especificações das quantidades dos processos e documentos listados; 

II - afixação da listagem de processos, juntamente com a cópia do edital, na sede deste Tribunal, na Vara do Trabalho, na Secção da Ordem dos Advogados do Brasil " OAB e, onde houver, na respectiva Subseção, além de disponibilização no portal deste Regional (www.trt21.jus.br);

III - necessidade de custear despesas, pelo interessado, em conformidade com o disposto no art. 3°, § 1°, da Lei nº. 7.627/87, quando manifestar interesse no desentranhamento, retirada de cópia de peças do processo, extração de certidões, microfilmagem total ou parcial dos autos; devendo, para tanto, formular requerimento, no prazo de 30 dias, após a segunda publicação, dirigido ao Setor de Gestão Documental e Memória;

IV - requerimento da parte interessada, com a devida justificativa, solicitando a guarda do processo que entenda haver lhe assegurado direitos futuros, ou ainda indicando, de forma justificada, a preservação em caráter permanente de autos ou de documentos que considere de valor histórico ou público e que possam ser utilizados como prova, fonte de pesquisa e informação.

Seção VIII
DA ELIMINAÇÃO

Art. 23 - Os autos dos processos findos e expedientes administrativos, aptos à eliminação, serão encaminhados pelo setor SGDM para Cooperativa de reciclagem devidamente conveniada com o TRT, para a prevista destruição por fragmentação mecânica, contando sempre com a participação do integrante da comissão, o qual ficará encarregado da lavratura do termo de eliminação.

§ 1° - O termo de eliminação deverá conter:

I - fundamentação, porquanto se referindo à norma interna que autorizou a eliminação, informando a data da respectiva publicação na Imprensa Oficial;

II - referência aos processos e documentos eliminados, especificados na lista de eliminação;

III - nome e assinatura do servidor que supervisionou a eliminação;

IV - data em que foram efetivamente destruídos os documentos.

§ 2° - Encerrado o procedimento, os respectivos autos do PROAD de eliminação serão devolvidos à CPAD, que os encaminhará ao SGDM para fins de preservação.

Art. 24 - A Secretaria de Tecnologia da Informação disponibilizará no sistema eletrônico ferramenta necessária à elaboração da lista de eliminação, com o número dos processos em ordem cronológica e anual, seguidos do tipo de ação, dos nomes das partes e seus advogados e das datas dos respectivos arquivamentos.

§ 1° - As listas de eliminação ainda deverão:

I - receber número de controle da Vara do Trabalho ou do Tribunal, conforme o caso;

II - conter a designação da unidade judiciária/administrativa de origem;

III - indicar a data da sua emissão;

§ 2° - Para atender às exigências do Programa de Divulgação, as listas deverão ser formatadas no editor Word, tamanho 12, fonte Times New Roman, no formato de arquivo em PDF e não serão dispostas em tabelas ou quadros.

Art. 25 - Os casos omissos serão resolvidos pela CPAD, no que couber e, em última instância, pelo Presidente deste Tribunal.

Seção IX

DA GUARDA PERMANENTE E/OU DE VALOR HISTÓRICO

Art. 26 - São considerados de guarda permanente:

I - Documentos e processos assim indicados nos instrumentos previstos no art. 5o, incisos II e III, da Resolução no 324/2020 – Plano de Classificação (Tabelas Processuais Unificadas) e a Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais do Poder Judiciário e o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administração do Poder Judiciário;

II - O inteiro teor de petições iniciais, sentenças, decisões de julgamento parcial de mérito, decisões terminativas, acórdãos e decisões monocráticas em tribunais armazenados em base de dados;

III - Os metadados, assim compreendidos como dados estruturados e codificados, necessários à expedição de certidão sobre o conteúdo da decisão transitada em julgado;

IV - Os atos normativos correspondendo a regimento, resolução, ato, portaria,  e outras normas expedidas;

V - Os atos de ajuste consistentes em contrato, convênio e outros acordos em que o Tribunal for parte;

VI - Os documentos do Corte cronológico, a ser fixado pela CPAD, para os fins disposto no Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário, excetuados aqueles extintos sem resolução de mérito ou resolvidos mediante acordo, a critério da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD);

VII - Amostra estatística, representativa do universo dos documentos e dos autos judiciais findos destinados à eliminação, que não tenham sido selecionados pelos critérios de preservação documental, observado o percentual máximo de 5% (cinco por cento);

VIII - Os documentos e os processos relacionados aos principais eventos históricos do Estado e Municípios deste órgão do Poder Judiciário;

IX - Os documentos e os processos administrativos ou judiciais de valor secundário reconhecido pela CPAD, de ofício ou a partir de requerimento fundamentado formulado por magistrado ou entidade de caráter histórico, cultural e universitário;

X - O primeiro processo recebido em cada Vara e no Tribunal e, na falta deste, o subsequente;

XI - Os dissídios coletivos, as matérias administrativas e processos em "segredo de justiça";

XII – As ações e decisões envolvendo trabalho infantil, trabalho em condições análogas à de escravo ou de grande impacto social ou econômico.

Art. 27 - Os processos físicos considerados de valor histórico, que estão sendo avaliados, higienizados e identificados, e, se confirmados históricos, receberão também o Selo Histórico, após apreciação desta decisão pela Comissão Permanente de Memória deste Tribunal. 

Art. 28 - O Setor de Gestão Documental e Memória ficará responsável pela observação de pedidos de consulta aos processos na sua forma física, devendo seguir todos os procedimentos e métodos arquivísticos na elaboração dos instrumentos de pesquisa (catálogos, inventários), físicos e virtuais, além de definir a política de acesso aos documentos originais por parte do público interessado, considerando o disposto na Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD.

Seção X

DA GESTÃO DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS

Art. 29 - Os sistemas informatizados e todos os sistemas de negócio que produzam documentos arquivísticos digitais deverão adequar-se às normas do Conselho Nacional de Arquivo (Conarq) e conter módulos de gestão documental que contemplem, no mínimo, os planos de classificação e as tabelas de temporalidade do Tribunal.

§ 1º O disposto no caput deste artigo aplica-se aos novos sistemas informatizados e de negócio desenvolvidos pelo Tribunal.

§ 2º A adequação dos sistemas legados está condicionada à análise de viabilidade e às limitações impostas pelo art. 4º da Resolução nº 215, de 23 de março de 2018, do CSJT.

§ 3º A necessidade de adequação dos sistemas corporativos nacionais de tecnologia da informação e comunicação de que trata a Resolução nº 215 de 2018, do CSJT, será encaminhada aos respectivos comitês gestores nacionais desses sistemas.

Art. 30 - Os sistemas informatizados que produzem documentos arquivísticos atenderão requisitos de autenticidade definidos em território nacional pelos modelos de requisitos para produção e manutenção de documentos arquivísticos digitais autênticos.

Parágrafo único - Os sistemas de gestão de documentos arquivísticos digitais adotarão o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos – MoReq-Jus.

Art. 31 - Os documentos digitais serão providos de controles de acesso e procedimentos de segurança que garantam sua integridade.

Art. 32 - Os documentos arquivísticos gerados em ambiente digital serão tramitados e armazenados nos sistemas informatizados utilizados no Tribunal, dispensada cópia em papel.

Art. 33 - Documentos arquivísticos digitais institucionais terão assegurada acessibilidade de longo prazo em Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), mediante a realização de ações que evitem sua degradação física e a obsolescência tecnológica de equipamentos e programas.

Parágrafo único - O acervo digital relacionado à memória institucional será preservado em ambiente de preservação RDC-Arq, com interoperabilidade de pacotes informacionais com o ambiente de gestão.

CAPÍTULO VI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 34 - Os casos não identificados serão objeto de análise pela CPAD, que avaliará a melhor forma de atendimento.

Art. 35 - Revogam-se as disposições em contrário, inclusive a Resolução Administrativa 66/2012.

 

Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

 

Publique-se.

 

Sala das Sessões, 03 de fevereiro de 2022.

 

TATYANNA TINOCO BULHÕES

Secretária do Tribunal Pleno

 

 

 

Divulgado no DEJT - TRT21ª Região

Número 3408/2022 de 07/02/2022, no DEJT - TRT21ª Região

STP, 08/02/2022

Rebeca Ferreira Madruga

Secretaria do Tribunal Pleno

Publicada em 08/02/2022

Data
Número
3